高校基于精细化管理的数字化校园建设研究

文章出处：http://www.singbon.com 作者：王钱永   人气： 发表时间：2011年11月16日

    近年来，精细化管理已在企业管理中普通采用。精细化管理是一种理念和文化，最早由丰田公司提出，是源于一种管理理念，是建立在常规管理的基础上，将社会分工和服务质量精细化，并将常规管理引向深入的思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，是现代管理的必然要求。

    随着信息化技术的高速发展和广泛使用，为精细化管理提供了强而有力的技术手段和支撑平台。两者系统、有机的应用结合，能够实现精细化与信息化的同步运行，解决管理中精细与效率的矛盾，最终促进传统管理中粗放模式的改变。所以，必须加强信息化建设，提高精细化管理水平。

    一、高校精细化管理的内涵及其要素分析

    学校精细化管理是紧紧围绕以人为本的管理理念，以精心的态度，精心的过程，落实细节管理，实现学校管理效益最大化和最优化的一种现代管理思想，是建立在规范管理基础上，对学校规范管理的科学提升。其内涵应包含：一是“精”，即学校管理工作的重点要突出。学校工作开展的基础是要切合实际，要根据实际确定每个时期的工作重点，重点工作重点做，才能把握住方向，才能立竿见影出效益。二是“细”，即学校管理工作的覆盖环节要全。需要法治，也需要人治，但最重要的是法治，只有具备了一套完整而又详尽的规章制度，才能做到事事有章可循。“细”的另一方面含义是要“小”。从小处着眼，从小事抓起，才能真正落实精细化管理。三是“化”，即学校管理工作要制度化，学校制度内化为师生自觉遵守的行为规范。重点强调把制度落实要到位并内化为自觉行动。

    高校精细化管理的实施须遵循以下主要原则：（1）数据化原则。强调用数据说话、用数据分析、用数据要求、用数据检验。（2）程序化原则。程序化管理，是把工作事项或任务，沿纵向细分为若干个前后相连的工作单元，将工作过程细化为工作流程，然后进行分析、简化、改进、整合和优化。（3）操作性原则。就是使制定的规则具有可操作性，而且要对实施过程要有措施进行监控。（4）标准化原则。就是要统一学校中各类管理活动的标准，这是做到规范化的核心内容和基本保证，也是实现操作性的前提条件。标准化体现着严格的组织纪律性，有利于克服管理的随意性和无序性，体现了“依法治校”管理的思想。

    二、高校信息化现状及主要问题

    高校信息化建设一般需经历系统集成、应用集成、信息集成、社会集成等四个阶段，到目前，各高校校园网基础设施建设已初具规模，大多数高校正处在第二或三阶段。但从整体上看，数字化校园服务体系并不完备，信息化应用水平不高，主要表现在：（1）信息孤岛现象比较严重。不同时期由不同人员分别建立研发的信息系统，没有遵循统一的数据标准，数据格式也不尽相同，造成了应用系统各自独立，无法相互有效访问数据和共享服务，形成了网络环境下的信息孤岛。（2）缺乏数字化校园建设的总体规划和统一部署，管理系统和信息资源分散，校内各部门信息化建设各自为政，资源浪费和重复建设现象普遍存在。（3）公共服务资源、信息资源匮乏，数字图书、网络教学平台、学科资源平台、决策服务系统等建设严重滞后。

    我们认为上述问题和风险，也可以通过信息化建设过程中的精细化管理得以有效的解决和合理的规避。

    三、面向精细化管理的数字化校园建设

    高校精细化管理的实施需要较高的信息化水平，随着高校信息化建设的深入， 高校内部基本实现了各自业务系统的建设，如人事系统、教务系统、财务系统、科研管理系统等等，基本具备实行精细化管理的硬件条件。但数字化校园建设作为一项综合的系统工程，关系到学校工作的方方面面，对高校的管理工作也有着深远的改革和创新意义，所以，我们必须适应时代发展潮流，结合精细化管理的创新理念，科学规划、合理部署信息化建设工作。

    （一）规划建设思路

     主要是通过数字化校园的信息资源规划，加强顶层设计，建立高校的业务模型、功能模型、用户模型、权限模型、信息模型、数据模型和数据标准；采用统一系统架构，强化统一建设，将信息系统的三要素（数据、流程、技术）分离，实现业务与技术发展的无关性，达到良好的系统可扩展性；加强数据的规划、组织与管理，整合数据资源，构建集成数据环境；关注用户行为，了解用户需求，规划良好的用户环境，建立以人为本的用户环境。

    首先是构建数字化校园数据中心，制定统一数据标准，规范接口技术，实现数据的共享，消除“信息孤岛”，这是高校推进信息化和精细化管理的基础；其次，通过分析精细化管理的内涵特点，科学规划数字化建设的项目，整合现有各个系统的服务功能和信息资源，合理分析有关信息，为学校科学决策服务；最后，以师生为本，充分挖掘和丰富各类网络信息资源、公共服务资源，不断将精细化管理落实到高校教学、科研、社会服务等三大主要功能中。

    （二）通过信息化平台实现精细化管理

    高校管理精细化必须是高校管理信息化。通过分析高校职能部门工作的内容和特点，将精细化管理的内容主要分为精细化预算管理、精细化流程管理、精细化成本管理、精细化时间管理、精细化质量管理、精细化组织管理等六项。学校信息化建设必须全面结合并有效实现上述管理目标，将精细化管理和信息化真正落到工作实处。

    1．基于信息化的精细化预算管理

    预算管理是提高效益和控制成本的主要手段，就高校而言， 好的计划预算是成功的一半。通过事前调研、事中监督和事后评估对预算全程控制、全面管理， 从而使部门的预算有依据、可操作、能动态调整， 进而确保预算重点突出、统筹兼顾。以此，学校在数字化校园规划建设时，将财务系统信息、科研系统信息、人事系统系统信息、学生系统信息、教务系统信息等通过数据中心，进行数据信息有效地整序，按财务预决算办法，经科学综合的对学校上一年各部门、学院经费使用情况统计分析，以此来决策下一年合理的预算方案。有利于学校合理筹集资金、科学编排预算、合理使用经费、提高预算效率。

    2．基于信息化的精细化流程管理

    其目的在于梳理高校各级职能部门的工作思路， 明确部门工作的步骤方法， 辨别部门工作的关键节点。精细化流程管理要求各级职能部门具体业务的运作要有一个流程规范， 通过流程规范控制好每一道流程， 减少工作的失误， 同时显著地提高工作效率和质量。学校规划建立一站式迎新系统和毕业离校系统，公文流转系统，一卡通系统等等。采用消息驱动机制，实现管理工作流程控制自动化，通过优化、简化流程，提供高效快捷服务。

    3. 基于信息化的精细化成本管理

    高校的精细化成本管理首先要建立部门完善的财务制度，要求核算部门与财务有关的行为，通过减少支出的中间环节， 抓好节能降耗， 采用先进技术和科学管理手段， 压缩一般性支出， 提高办公用品利用率和再利用率来全面降低组织成本。学校规划建立资产管理系统、设备招标和采购系统、大型实验设备及实验数据的共享。从而完善财务管理制度，优化资产配置，盘活存量，控制成本，提高资金使用效益。

    4．基于信息化的精细化时间管理

    精细化时间管理要求规划高校各能部门日常工作的顺序，合理地分配每一位成员的时间，在保障质量和效率的前提下实现时间的科学管理和最大利用。因此，精细化时间管理探究的是时间付出的边际效用最大化，要坚持以人为本的原则，将日常工作按重要性和紧迫性两个维度进行划分，按照“重要性高、紧迫性高”、“重要性低、紧迫性高”、“重要性高、紧迫性低”和“重要性低、紧迫性低”的顺序安排组织工作。高校在信息化建设规划时，可以建立协同办公系统、科研协作平台、网络视频会议系统等等。以此打通业务壁垒，提高工作效率。

    5．基于信息化的精细化质量管理

    工作质量和服务水平是衡量高校各职能部门工作的重要标准。所谓“细节决定成败”， 高校应将精细化质量管理贯穿工作始终， 这就要求建立一套质量管理和质量保障的规章制度， 全员参与，全过程控制工作各环节的质量因素。人才培养质量关系到学校声誉和发展，信息化建设必须将教学质量监控系统、学生评教系统、科研管理系统等有机的整合起来，实现质量管理的精细化过程控制。

    6．基于信息化的精细化组织管理

    其目的是通过建立各级职能部门成员个人信息库， 实现部门的人力资源科学管理。 精细化组织管理除了解决人员招聘、培训、考核层面的操作问题。同时从组织管理的角度， 通过个性化管理， 保障高校各级职能部门的战略与执行， 提升各级职能部门的核心能力。实现全过程管理。此外，利用信息化手段，充分共享全校数据，建立教职工数字档案系统、领导干部信息系统等，提供各维度的统计分析，及时为科学决策提供服务。

    四、小结

    高校管理精细化的意义主要在于：（1）有利于降低成本费用，提高包括人力资源、物质资源、金融资源、信息资源和关系资源等的利用率；（2）有利于科学决策、系统规划，使高校的决策和计划周密、正确、准确无误；（3）有利于提升执行力、增强执行效率，能够解决目前高校普遍存在的执行力薄弱、执行不到位的问题。

    当前，数字技术和网络技术已使高校管理向管理技术发展。作为一种基于管理技术出现的精细化管理思想，针对执行中出现的新问题，实施再分析、再完善、再总结、再提高，做到循环递进，螺旋上升，最终形成持续不断创新的工作机制，所以，高校基于信息化的精细化管理必将大大提升核心竞争力，不断开创美好未来。

   （作者单位：宁波大学）