校园卡系统的实施和管理

文章出处：http://www.singbon.com 作者：中山大学 郑琦   人气： 发表时间：2011年11月21日

    中山大学校园卡系统作为数字化校园系统的重要组成部分，按照学校的规划，该系统定位为学校人员管理和财务管理的信息化桥梁，数字化生活的媒介。根据学校发展的需要和数字化校园系统建设过程的需要，校园卡系统又不可避免的成为数字化校园建设的先行军，中山大学从2000年开始在珠海校区建设试运行系统，2002年开始重新建设适用于多校区的新一代校园卡系统，并与2004年完成校园卡在全校四个校区的全面覆盖，实现真正的校园一卡通，2005年至2006年，校园卡系统与投入运行的数字化校园的相关子系统逐步进行了数据对接，力争达到数字化校园提出的“五个统一”（统一数据库，统一标准、统一开发平台、统一用户管理、统一门户）目标。 
  
指导思想和建设模式 

    指导思想 

    在校园卡系统建设之初，当时兼任校园卡系统工作主办单位财务与国资管理处处长的喻世友校长助理（现任中山大学副校长）即高瞻远瞩的提出了“三级平台”的概念，要求校园卡系统要提供三个级次的平台： 

    第一级平台是学校金融管理和应用的平台，学校财务主管部门可以在这一级平台上部署财务管理方面的应用，例如通过校园一卡通系统中的金融储蓄卡功能，完成工资代发、学费代扣、差旅费报销等金融应用； 

    第二级平台是为学校级的证件和电子钱包应用提供平台，将学校的各类证件、电子证件、小额消费统一到校园卡系统上来，提升学校管理水平，方便师生教学学习生活； 

    第三级平台是为校内各部门、院系提供校园卡应用平台，在系统中提供各类接口，方便学校的二级单位开发更多的校园卡应用。 

    除此以外，校领导还提出了合作共赢、保持活力的思想，学校在与银行或者企业的合作过程中发现，不能只给合作伙伴远期效益，还要让合作伙伴看到当前的实际收益，以保持合作伙伴继续投入和日常支出的活力。因此，学校在合同中给与银行收取手续费、经营钱包卡（不具有证件功能的校园卡）等收益权，确保系统正常运行，并且实现合作双赢。 

    系统建设模式 

    中山大学的校领导在珠海校区试运行系统建设初期即提出了银行投资、共同建设的建设模式，这也成为以后国内各高校建设校园一卡通的重要模式之一。中山大学作为国内著名大学，各大银行争先恐后要求与学校合作建设校园一卡通系统，最后学校决定采取校银合作建设模式，由银行捆绑集成商提出整体解决方案，并要求银行不仅要负责建设，还要负责电子钱包部分的运营，这样学校既节省了财力，还节省了人力，学校、银行、企业各自承担自己擅长的内容，实现最优组合。 
  
前期准备工作 

    系统实施组织工作 

    中山大学非常重视校园卡系统的建设工作，成立了校园卡系统建设领导小组、专家小组和工作小组。其中领导小组组长为协助校长分管财务的许家瑞副校长，成员包括兼任财务与国资管理处处长的喻世友校长助理；专家小组由学校的信息科学技术学院教授、管理学院教授、网络中心主任和副主任、后勤集团总经理、图书馆技术专家组成，另外聘请了其他高校的计算机教授和省计算机中心的专家作为外援，这里面既有理论方面的专家学者，也有技术支持部门的领导和专家，还有系统主要应用部门的领导和专家，这样的专家小组构成为之后进行的系统招标和谈判、实施工作打下了坚实的基础；工作小组由财务与国资管理处具有丰富管理经验的工作人员组成，并负责将前期试运行的工作经验进行充分总结，对专家们提出的技术细节等进行了整理工作，形成了系统初步的需求分析以及招标文档等重要文件。 

    系统需求分析 

    系统需求分析作为系统建设的前期准备工作，对系统后期实施的是否符合学校的要求具有非常重要的作用。在国内没有良好的应用先例的情况下，作为工作小组成员的财务与国资管理处工作人员，经过在珠海校区一卡通将近两年的试运行工作，总结出很多有用的经验，并通过总结提出一系列对新校园卡系统的要求，这些要求作为应用经验得到专家组成员的支持。专家组中的专家学者和应用部门也提出了自己的专业建议和需求，最后形成了一个比较完善的需求分析文档，其中既包括技术要求，也包括对管理、运营方面的要求。 

    招标、谈判和合同签订 

    学校经过一系列的准备工作，在2002年初面向国内各大银行进行了招标工作，通过一系列的评标、答辩、考察、谈判，最终确定由中国工商银行和新中新集团捆绑建设中山大学校园卡系统，实现了强强合作。 
  
校园卡系统的具体实施 

    校园卡系统由签订合同到上线运行仅使用了2个月时间，学校、银行、企业都投入了骨干力量进行攻坚作战，虽然学校具有一定的管理经验，但是新中新集团提供的“金融化校园一卡通系统”还是第一次投入实际运行，而且该系统根据中山大学的系统需求又进行了很多修改，银行在高校电子钱包运行方面也没有相关的经验，这意味着基本上一切都是从头干起。但是最后该系统在2002年9月1日新生到校前完成一期建设，开通了南校区和珠海校区的餐饮、图书借阅、上机管理、公费医疗管理等主要功能，能够试运行成功得益于以下几个方面： 

    学校领导大力支持和推动 

    校园卡系统建设领导小组由副校长和校长助理牵头，在建设过程中，因为时间紧迫，系统建设过程中遇到很多问题，例如办公场地选址、全校性资料采集等工作都由校领导直接推动，这些都为校园卡系统的上线提供了良好的先天条件。 

    校领导将校园一卡通的建设工作交给财务与国资管理处，并成立校园卡办公室，很大程度上是因为系统的建设需要同银行打交道，这一点上财务部门具有优势，另外一点是因为财务部门作为学校的核心管理部门，处长由校长助理兼任，在系统的实施上也起到了很大的推动作用。 

    合作单位全力投入 

    作为合作建设单位的中国工商银行，为了各校区银行网点建设、卡片表面设计、设备采购等问题不断与工商银行总行协商，争取政策，并为电子钱包的运行选拔了优秀的团队，为学校校园卡系统的建设提供了有力的资金支持。而新中新集团当时将北京研发中心的人员全部派驻中山大学，实地进行研发，时间长达半年。正是因为这些合作单位的全力投入，才使得中山大学校园卡系统实现了高起点、高水平的目标，并且成为国内高校校园一卡通工程的样板工程。 

    校内部门支持理解 

    系统的具体实施还离不开校内各部门的支持，校领导要求网络中心、图书馆、后勤集团相关领导专家进入专家小组。网络中心的领导可以根据校园卡系统的建设需求制定网络建设规划，确保网络带宽、布线都可以满足校园卡系统的需求；图书馆的专家可以考虑系统解决方案如何取代原来的借书证，保证图书馆的正常运行；而后勤集团总经理在与校领导充分沟通之后，主动放弃了原先运行良好的餐卡系统，服从学校大局。在后期的实施过程中，校园卡办公室通过与相关部门加强沟通，顺利推进系统建设，这与校内各部门的支持和理解也是分不开的。 

    灵活处理概念与需要之间的分歧 

    “一卡通”，顾名思义，就是用一张卡实现多种功能，所以早期国内大多数高校建设一卡通时都选择了磁条和射频双界面卡，而中山大学最终选择了两张卡的解决方案，选择两张卡解决了实际运用中的很多问题：例如学生丢卡频繁，银行换卡时间周期长，期间可能耽误学生借阅、治病、上机等；珠海校区的学生回到广州以及银行磁条损坏时，如果是一张卡，因为磁条要换就必须把整张卡都换掉，而射频卡成本高、银行磁条成本低，将会存在大量的浪费。这些问题在一张卡的前提下将无法解决，而采用两张卡，可以很好地解决问题，学生使用一张IC卡仍然可以完成校内应用的多功能。学校和银行、企业能够不拘泥于概念，实事求是的处理概念与需要之间的分歧，这在整个校园卡系统的实事过程中还有很多例子，在此不再赘述。 
  
校园卡系统的管理 

    校园卡系统的管理主要包括很多方面，以下就其中比较重要的内容进行一些简单介绍： 

    管理架构 

    校园卡办公室在完成一期建设工作之后，更名为校园卡管理科，继续受财务与国资管理处领导，主要负责系统的日常管理、继续建设和证件功能管理工作。校园卡管理科在学校各校区设立校园卡服务部，服务部内由银行和学校工作人员合署办公，银行工作人员负责电子钱包和结算业务，学校工作人员负责证件功能管理。另外由银行授权有意愿的饭堂进行现金充值工作。这样的管理架构“职权责”清晰分明。 

    加强制度建设 

    学校在校园卡系统的建设过程中，出台了《校园卡管理条例》、《临时卡管理规定》、《校园卡系统管理规定》等一系列规章制度，有效规范了校园卡系统的运行管理秩序，为校园卡管理科的日常管理制定了明确的政策。 

    资金结算管理 

    根据学校与银行签订的合同，由银行负责资金结算，各收费单位的收入在第二天即结算到指定的银行账户。如果收费单位是校内非法人独立核算单位，资金将结算到学校的结算户，由结算中心负责资金的二次结算；如果收费单位是学校的行政管理部门，例如网络中心、图书馆等，则将资金结算入学校基本户，由财务核算中心负责二次结算，将部门的收入划拨至部门的收入项目。在资金清算过程中，如果收入部门发现资金不准确，可以直接到各校区的服务部与银行工作人员对账，如果存在纠纷，则由校园卡管理科进行调查和协调工作。 

    设备和耗材管理 

    校园卡系统设备种类繁多、分布广泛，而且大部分设备为银行设备放在学校使用，不纳入学校固定资产管理，为了加强设备管理，校园卡管理科需要单独购进相关软件对校园卡设备进行管理，做到定期清查。 

    耗材管理方面，校园卡管理科在财务处核算中心的帮助下，建立材料账，定期对工作进行检查核对。 

    机房和数据管理 

    校园卡系统的主机设备托管在网络中心托管机房，服务器的不间断电源供应、空气调节、硬件安全可以得到保障，又避免了重新建设机房的资金浪费。为了加强系统安全，根据学校和银行的职责分工，系统还分离了电子钱包数据库服务器和身份证件数据库服务器，相关密钥由学校和银行分别掌握，确保数据安全。 

    另一方面，学校建立密码管理制度，要求重要密码不得仅掌握在一个人手里，也不得由多人共同使用一个密码，而是多人交叉分段掌握密码，从而实现系统操作多人监控，避免人为破坏。 

    故障管理 

    校园卡系统的设计中已经对各种各样的故障提出了解决方案，包括脱机方案、脱网方案、备用设备等，以应对各种突发故障，普通设备故障可以由终端用户自行暂时排除而不影响使用。 

    网络中心针对校园卡系统指定专人负责网络支持，采用先进技术优化网络结构，为主要的应用提供了专用设备和线路，一旦出现网络故障，校园卡管理科的技术人员可以与网络中心的技术人员迅速排除故障，保证校园卡系统的正常运行。 

    校园卡管理科日常需要对设备进行检查，及时进行报修工作，采用了三种手段，包括：网络监控、用户报修和定期检查。校园卡管理科建立了报修平台，可以及时汇总各校区的报修信息，及时与银行和新中新公司沟通。 
  
校园卡实施效果 

    校园卡系统自建设至今，产生的应用效果主要可以包括以下几个方面： 

    提升学校部门服务水平 

    中山大学建立统一的一卡通系统之后，广大师生从到校报到开始一直到离校，只有一张卡就可以走遍全校。例如一个学生，报到时首先领取到已经预先做好的校园卡，持着校园卡可以在数字迎新系统中的各个环节中进行刷卡，完成报到程序；日常生活中可以使用校园卡进行就餐、校内购物、热水洗浴、公费医疗、乘坐交通工具（包括在广州市乘坐地铁和公共汽车），还可以交纳体育场地使用费、网络使用费、图书馆超期罚款等各项费用等；日常学习中可以进行学籍注册、图书借阅、电脑机房上机等。如果是一个教师，持着校园卡还可以进行异地校区招待所住宿、饭堂就餐、校园车辆出入等。 

    由此可见，实施高校一卡通系统，高校可以提高学校各部门的服务水平，大大降低师生各类证卡的持有数量，方便师生在校内的生活和学习。 

    有效促进学校管理水平的提升 

   学校财务主管部门通过校园卡系统可以加强校内收费的管理，避免乱收费和产生“小金库”。中山大学财务与国资管理处发布规定，要求校内需要收取小额费用（千元以下）的部门部署校园卡收费系统，有效规范了学校的收费管理工作，增加了学校的资金回笼速度，降低了收费的人工成本和现金的运输风险。收费系统可以设置收费项目和单价标准，并且可以打印小票回单，收费部门不允许收取现金，必须通过刷卡进行收费，每次刷卡之后还有小票打印出来提供给交费者，并且在数据库中记录每一笔收费，这样对收费部门形成了有力的监管，杜绝了乱收费和小金库的出现。除此以外，使用校园卡收费，还可以加快收费速度，降低收到假钞的风险，减少了出纳工作量，从而降低人力成本。 

    学校财务主管部门通过校园卡系统可以促进学费收取工作，避免拖欠学费。高校拖欠学费问题一直困扰着大部分高校，部分高校的欠费率甚至达到67%，金额高达3000余万。产生拖欠学费的原因主要是部分学生并非家庭困难，却故意拖欠学费，将家长提供的学费挪作他用，例如购买手机、电脑等；也有一些家庭困难学生因为“面子”问题而不愿意进行勤工助学和申请助学金，宁愿拖欠学费。大部分学校采用的都是毕业扣押“毕业证”和“学位证”的方式，这样的做法会产生法律风险，并且基本上无法产生有效作用，甚至会形成恶性循环：没有毕业证的学生找不到好工作，没有收入导致无法补交学费。中山大学财务与国资管理处通过校园卡系统，将未申请缓交学费的欠费学生的校园卡电子证件功能停用，这些恶意欠费学生将无法使用学校的图书、医疗保险、免费机房等优质资源。通过该项措施，仅针对文理科的研究生就及时回收了几百万的欠交学费，下一步将在全校范围内实行，促进学费回收工作。校园卡作为学生在校期间学习生活必不可缺的工具，学校可以充分挖掘校园卡的管理功能，从而将收费工作的关口前移，达到非常好的效果。 

    学校财务主管部门还可以通过校园卡系统的结算功能及时回收承租单位水电费、管理费等费用。学校对外招标的饭堂经营者，按照合同应该按时交纳水电费、管理费等各项费用，但是这些经营者并没有缴费的积极性。财务处通过控制校园卡系统的结算功能，一旦承租者不按时交纳费用，学校可以停止承租者的收入结算，甚至直接从承租者的校园卡收入中进行预先扣除，及时回笼资金，避免资金无法回收。
 
    学校学生工作部门通过校园卡系统可以提高助学工作的准确度。校园卡系统可以从两个方面促进助学工作，一方面就是通过上述的学费催缴功能，使得部分“爱面子”的贫困生“浮出水面”，从而学校学生工作部门可以将助学金和勤工助学岗位向这一部分学生倾斜；另一方面，通过对学生在饭堂就餐消费数据的分析，可以了解到哪些学生省吃俭用，哪些学生是一边申请补助，一边“豪华生活”，将助学金的功能发挥到实处，充分提高助学金工作的准确度。 

    通过校园卡系统的实施，应用部门可以降低手工作业难度和出错率，提高数据采集速度，降低管理人工成本。除了前文所述的在收费工作中降低出纳以及现金管理的工作量和出错率以外，应用部门还可以在各部门的应用软件中加入校园卡刷卡的功能，从校园卡或者校园卡的中心数据库中直接获得需要的数据，避免二次录入和手工录入出错，提高办事效率。 

    除此以外，校园卡系统对学校管理水平提升方面的作用还有很多，在此不再赘述。实践证明，学校投入部分资金进行校园卡系统建设是物有所值的。 

    为后勤社会化创造基本条件 

    校园卡系统采用的电子钱包技术，可以实现脱网消费。特别是在需要保证收费工作不能停的学生饭堂，一旦出现系统故障而无法收费，将影响到饭堂的正常经济收入，甚至产生社会不稳定因素。以前各类餐卡采用的光电卡技术，卡片本身不具有数据存储功能，消费数据全部保存在服务器上，为了避免网络故障，消费网络不能铺设的太广。另一方面，即使采用终端存储实现脱机消费，在服务器上实现事后记账，也很容易产生账务数据错误，影响饭堂的收入和学生餐卡上的资金安全。而校园卡采用的电子钱包技术，通过在卡片内存储消费数据，提高了风险应对能力，可以充分保障后勤工作的正常进行。 

    在高校后勤社会化进程中，校园卡系统也发挥了不可或缺的作用。以我校珠海校区为例，校区共有5个饭堂，除了学三饭堂由后勤集团饮食服务中心经营以外，其他饭堂全部面向社会有资格的饮食企业招标，由社会力量办后勤。如果没有校园卡系统，而是仍然采用饮食服务中心发行的“金龙卡”，学三饭堂以外的其他饭堂的经营数据将由饮食服务中心掌握，资金结算也由饮食服务中心负责，这些饭堂将无法与饮食服务中心展开竞争。而采用校园卡系统，所有的资金结算将有学校财务部门自己或者委托银行进行，为饭堂的社会化提供了必要条件。 

    降低资源浪费、实现资源共享 

    建设全校统一的一卡通系统可以减少同类工程重复建设。中山大学的校园卡系统建设之初即发布规定，禁止校内建设除校园卡系统以外的其他卡证系统，所有的卡证必须纳入校园卡统一管理。这样可以避免部分部门的“短视”行为，避免了重复建设卡证系统的投资。另外，也避免了各类证件的制作费用，规避了物价管理方面的风险。 

    采用校园卡进行控水控电可以减少资源浪费。使用校园卡进行“先买后用”或者“限量供应”可以有效控制水电的浪费现象。中山大学南校区学生宿舍热水洗浴系统就是一个很好的例子：这些宿舍的热水浴室建在每层楼的两端，采用太阳能供应热水，供热系统的供应能力是按照楼宇的住宿人数设计的，在没有使用校园卡管理之前，部分学生超额使用，甚至使用热水洗衣服，导致其他学生没有足量热水使用，学生投诉不断，甚至怀疑太阳能设备的性能。而采用校园卡水控系统，每个热水龙头都提供刷卡设备，通过读卡确定学生身份，对每个学生实行每日限量供应热水，每人每日累计不得超过人均供应值，多出来的热水不结转至第二日，以确保每个学生都有足量的热水供应，取得了良好的效果。 

    校园卡系统采集的数据可以提供给校内其他部门使用，实现数据共享。在数据共享方面，最明显的就是校园卡系统采集的个人资料的共享，例如其中的数字照片可以提供给各类考试报名使用，学生不需要另行照相；学生的银行卡账号可以提供给各类奖助学金发放使用等等。 

展望 

    随着高校数字化校园的进程和科技的发展，校园卡系统的应用将会更为广泛，并且可以与数字化校园的统一数据库、统一门户实现更紧密地结合，还有很多功能有待发掘。而充分应用校园卡系统，扩大校园卡系统的应用范围，将会产生更大的社会和经济效益，为提高我国高校的管理水平做出更大的贡献. 

新中新集团 白雪供稿