开展精细化管理，创建节约型后勤

文章出处：http://www.singbon.com 作者：哈尔滨工业大学后勤集团总经理、党委书记 人气： 发表时间：2008年05月21日

2007年全国高校后勤工作面临着严峻的考验，物价持续上涨、劳动力成本增加、新《劳动合同法》颁布等等，给国家投入本身就不足的高等学校带来巨大的困难，尤其是如何稳定食堂价格，保证饭菜质量，维护学校的稳定大局成为各高校工作的重点。

年初，哈尔滨工业大学党委确定了“用精细化管理加强学校内涵建设，以勤俭办学推动学校可持续发展”的指导思想，全校上下紧紧围绕学校党委提出的工作指导思想确定各自的工作目标，我校后勤集团积极响应，率先在学校开展精细化管理，创建节约型后勤，一年来做了大量的工作，取得了实际效果，提高了后勤管理与服务的水平，得到师生的认可，为学校的发展做出了贡献。

一、实施精细化管理，全面提高后勤管理与服务水平

精细化管理作为一种新理念和管理手段，受到人们的高度重视。由于高校后勤工作的自身特点，实施精细化管理，对全面提高后勤管理与服务水平起着重要的作用。我校后勤集团从2006年开始在全集团开展精细化管理与服务，取得了很好的效果。

（一）以制度建设夯实管理规范

后勤集团在标准化管理与服务的基础上，按照精细化管理的要求修订标准化作业指导书，编写了十三万字的《精细化管理与服务员工手册》。内容涵盖目标要求、工作守则、工作规范、工作要点、注意事项、服务礼仪、工作须知、服务禁忌、文明用语、常见问题的提示、安全工作注意事项等十几个方面。100%的集团员工进行了培训，在培训中号召全体员工在精细化管理中要做到：365天天天抓落实，保证服务质量不降低；365天天天做好每一件事，坚持标准不走样。

（二）以基础建设夯实管理根基

后勤工作包括水、电、暖、公用房、家属住宅等，存在大量的数据信息，如果哪个信息不清楚都会给服务工作带来困难，因此后勤集团十分重视加强基础数据信息的建设。从全校地下水、电、暖的管网信息的整理绘制，到公用房和家属住宅各楼的暖气跑风位置，以及7000余户的联系方式；从供暖的每天的天气温度纪录，到每日耗煤量与往年相比的数据信息（为看天供暖提供信息）；从进餐人数和消费情况的统计，到主副食原材料投量、花色品种和菜价的确定；从供应商的产品信息，到物资采购监控数据信息的建立等等，都做到了数据翔实，管理精细。

（三）以闭环管理实现最优控制

闭环管理是实现管理目标的一个重要手段，后勤集团通过与各单位签订《目标责任书》，建立了量化考核机制。制定了《精细化管理检查评分细则》，监督落实精细化管理。聘请学生监察员进行服务质量的监察，发现问题及时整改。从而实现了服务质量随时监控，服务水平不断提高。

（四）以主动服务赢得师生信任

通过开展精细化管理，统一了思想认识，由过去的你要我做，变为我要做，改变了被动状态，实现了主动为学校和师生服务，后勤集团服务满意度由2006年的86.6%，上升到2007年的95.94%。

一是服务于学校大局，不等不靠。为满足学校重大接待任务，集团自筹资金700万元对西苑宾馆进行装修改造，为圆满完成本科教学评估、总参将军学习班、哈工大与中国航天等一系列重大接待任务提供了硬件保证。自筹资金100余万元，对海燕酒店进行了部分装修改造，使得海燕酒店今年荣获了“黑龙江省政府党政机关出差定点饭店”和三星级酒店。自筹资金在二校区开办幼儿园，解决二校区教职工子女入园难的问题。

二是将“以服务对象为本”的理念贯穿到各项工作中去。开展精细化管理以来，用心服务的职业习惯正逐步养成。学生公寓为毕业生提供免费纸箱、蛇皮袋、胶带等用品，并开通了夜晚叫醒服务，避免同学们因睡过头而耽误旅程。当教师刚下课，一盆洗手的温水已经为教师准备好，让教师们感到服务的温馨，等等。目前，后勤集团上下形成了主动找问题，主动解决问题，注重实际效果，落实精细化管理的良好风气。

三是搭建与服务对象的沟通平台，虚心听取师生员工的意见和建议，不断改进工作，做好服务。后勤集团开通后勤服务一线通“59188591”电话、总经理信箱等，及时回复并解决服务问题，得到了师生的赞扬。



二、开展岗位练兵，全面提高后勤服务质量

为深入、扎实地开展精细化管理工作，后勤集团在2007年开展了以“练技能、学管理、比业绩、做贡献”为主题的岗位练兵活动。旨在通过岗位练兵练就过硬本领，以精湛、娴熟的技能服务于广大师生，不断提高后勤集团服务质量。

（一）全员参与，全员提高

后勤集团所属单位都召开了动员大会，结合集团要求提出了活动口号，如“领导带头、全员参与、集体练兵、整体提高”，“人人参加练兵，人人受到教育，人人得到提高”等。广大集团员工的积极性空前高涨，岗位成了员工的比武场，大家结合自己的日常工作，开展丰富多彩的练兵活动，形成了人人参与，比学赶帮的练兵热潮。

（二）注重策划，务求实效

为使岗位练兵取得实际效果，各单位都认真策划了活动方案，制定了练兵活动推进表，落实了责任人。岗位练兵一是做到了100%参加培训；二是标准化作业指导书和精细化管理手册在活动中得到较好的落实；三是将节约和安全工作纳入其中，进行全方位训练；四是通过练兵整体服务技能有明显提高，涌现出一些出类拔萃的技术能手和业务尖子。在技能展示大会上，公寓中心的服务员展示了看学生照片就能100%辨识，准确说出学生姓名、所在学院、房间号等信息；邮政部员工可以在任意说出邮寄重量和地址后，立即准确答出所需费用，并且还能对各地邮编张口即答；住宅部的员工可以在随意说出某位老师姓名的情况下，立即回答出所在单位，家庭门牌号和联系电话；在观看厨艺展示时，在场观众更为一块面抻出4600根细如发丝的绝活所赞叹，也为抛饼薄如蝉翼，附在报纸上字迹清晰可辨的高超技艺所折服。

（三）发明创造，才智体现

在岗位练兵展示会上，4个单位向大家展示了实用劳动工具和科技小发明等成果50余项。其中既有方便工作的节能灯高空安装器、多功能手动钻具、割玻璃规尺、门楣擦等工具，又有撒水车过滤器等保护设备的工具。这些工具既节省人力、物力、又确保工作高质、高效。还有一些层次比较高的发明，如动力维修中心自行研发的LED声控照明灯、控制柜防盗报警器、光控路灯装置等设备，具有较强的实用功能，在校区内将陆续推广。



三、以人为本，厉行节约，建设节约型后勤

在管理中后勤集团抓住资金资源、资产资源和人力资源三个管理要素，采取了一系列措施，取得了明显成效。

（一）实行财务刚性预算，抓好宏观控制

为了有效地控制成本，后勤集团实行了严格的财务预算审查制度，一是对每一项支出都进行严格的审查，不合理的坚决取消；二是对办公设备预先进行市场调研，避免虽然是合理支出但预算虚高；三是对各单位定出高标准的经济指标；四是实行财务刚性预算，严禁突破。在这样一个预算制度下，各单位每月进行一次预算执行情况汇报，严格控制成本，学会了精打细算。

（二）开发资产资源，促进资源效益最大化

后勤集团将所有能够利用的资产资源挖掘出来，通过市场调研，对资源进行分类，统一规划，提高了资源的利用率，获得最大的经济效益。

（三）合理设岗，充分发挥人力资源的效益。

后勤集团推行扁平化管理，减少管理层次，开展了岗位设置和薪酬改革，合理设置岗位，明确岗位职责，鼓励“一人多岗满量”，减少冗余人员，从而降低了服务成本，提升了人力资源效益。

（四）厉行节约，向节约要效益

后勤集团出台了一系列管理措施控制运行成本，节约经费支出。先后出台了《固定资产和低值设备购置管理暂行办法》、《关于招待费管理问题的补充规定》、《关于机动车辆保险服务实行团购的通知》等规定，发出厉行节约倡议书，总结出14条节约措施，涵盖了办公用品、设备改造、节油节电节水、低值易耗品和零件的修旧利废、车辆使用油耗和维修控制、差旅费和招待费控制、通讯支出控制等所有方面，这些措施大大地节约了成本，减少了浪费。2007年与2006年相比，5种低值易耗品的统一招标采购，年节约经费5万元，汽车团购保险年节约10万元，招待费减少28.9%，差旅费减少34.05%。



四、采取有效措施，稳定食堂价格，保证饭菜质量

2007年物价比2006年同期大幅度上涨，我校食堂的采购成本07年比06年增加6.1%，同时07年劳动力价格也大幅度上涨，给学校饮食工作带来巨大的压力和困难。后勤集团反复开会，研究对策，应对物价上涨，维护学校的稳定。

（一）积极沟通：召开学生总会、研究生总会对话会，参加学生“争鸣论坛”，与学生面对面进行交流。针对学生提出的意见和建议，积极改进食堂工作，提高服务质量。

（二）想方设法降低采购成本：在采购方面采取了分析市场趋势，通过竞价谈判、价格签约、囤货储备等措施，降低了采购成本，缓解了物价上涨的压力。

（三）采取措施降低运行成本：在内部改革上，对各个环节进行认真分析，采取有效措施。一方面在物流管理方面，变分散管理为集中管理，合并库房16个，减少冗余人员，降低库存资金的占用，加快了商品周转。另一方面，在投料数量、菜品出成率管理方面，设计了统一的管理软件，将改变随个人习惯而操作产生的质量不稳定和出菜率不一致的问题，大大降低了损耗。同时，积极开发花色品种，开展了拿手菜、招牌菜、特色菜申报活动，完成标准菜谱样本设计，编制标准菜谱500余种。



五、落实《劳动合同法》，规范劳动用工

《 劳动合同法》的颁布，是全面落实科学发展观、构建社会主义和谐社会的重大举措，也是保障民生问题的重要法律。但该法颁布后，在全国范围内也引发了诸多争论和风波，引起了社会各界广泛关注。如何积极应对《劳动合同法》的实施，规避用工风险，也是我们高校后勤面临的重要课题。下面将我们学校后勤用工的有关情况和一些初步想法与大家共同交流。

（一）基本情况

我校后勤集团现有员工总数为2732人（不含集体所有制企业663人）。其中：

学校在编员工518人；全民合同制员工121人；集体所有制进校服务员工64人（代管集体所有制企业663人除外）；其他聘用员工2029人。

（二）社会保险及最低工资标准执行情况

后勤集团聘用员工2029人中，未投保人数为1800人，占聘用员工人数的89%；有350人的工资标准未达到哈尔滨市最低工资标准线。

根据《劳动合同法》的规定，将社会保险列为劳动合同条款，并规定工资不得低于当地规定的最低工资标准。经测算，每年后勤集团需多增加社会保险支出782万元（尚不含住房公积金）；另外，350人未达到哈市最低工资标准650元的，每年后勤集团需多增加最低工资补差近130万元。两项合计，每年需多增加支出912万元。

（三）实行《劳动合同法》后给我们带来新的问题

实行《劳动合同法》后主要给我们带来两大核心问题：一是用工成本将大大增加；二是用工机制的活力将被大大降低。

在用工成本方面，严格按照法律法规执行，如上所述，社会保险每年增加782万元，最低工资补差每年增加130万元，另外，还需支付大量的加班费，我们有近1100人的岗位，每天工作超时在4小时以上，并且基本没有休息日，经粗略测算，严格执行加班工资，每年需增加支付加班费1800万元。

社会保险（尚不含住房公积金）、最低工资补差和加班工资三项加起来每年需要多支付用工成本至少2700万元。另外，解除合同和终止合同也还需要支付一定的经济补偿金，可见用工成本大大增加。

当然，以上所增加的用工成本，按照过去规定也是需要支付的，但实际上，各用工单位并未严格按照规定执行，尤其我们东北等欠发达地区更是普遍现象，实行《劳动合同法》后，这些将是不可回避的问题。

在用工机制方面，一是《劳动合同法》明确规定，连续工作满十年或连续签订两次固定期限劳动合同续签劳动合同的，要续签为无固定期限劳动合同；二是今后不可随意辞退或解除员工劳动关系，这些规定，都将使用工单位的用工活力大大降低。

（四）我们的做法

《劳动合同法》自07年颁布以后，我校后勤集团就在研究如何执行这部法律，参加了多次全国的研讨会，自身也组织了多次研讨，在贯彻《劳动合同法》上，我们主要做了如下一些工作。

一是组织学习、研讨、领会《劳动合同法》，使各级干部对《劳动合同法》有足够的认识，增强法律意识。

二是对后勤集团的所有聘用人员进行摸底调查，整顿队伍。

三是在08年1月底之前对所有聘用人员进行重新签订劳动合同。为了规避因加班工资方面引起的劳动纠纷，我们在签订劳动合同时，对合同中约定的工资做了适当下调，高出部分适当列为加班工资。



六、做好高校后勤工作的建议

当前高校后勤工作面临两大困难，一是物价上涨对食堂的压力；二是落实《劳动合同法》增加的用工成本。因此，建议国家增加对高校的经费投入，或出台相应的政策，以解决高校后勤工作的困难。

（一）建立伙食专项补贴基金，对高校食堂进行补贴，或出台相应的保护措施，稳定食堂的价格。

（二）国家或政府应拨付专项资金，保证《劳动合同法》的顺利实施。

（三）建议各地劳动部门制定适合高校后勤特点的相关政策。

哈尔滨市实行了灵活就业人员的社会保险办法，在缴纳比例上有很大的优惠。如果高校用工能够享受类似政策，保险费的支出将会减少很多。另外，在用工工时制上，有些岗位应允许实行不定时工时制或综合工时制。



七、结束语

高校后勤工作有其特殊性，近十年的高校后勤社会化改革走到了艰难时期，如何走出困境，需要高校后勤人共同努力，在实践中不断探索，为我国高等教育的发展贡献力量。